Импорт базы для рассылки в Ватсапе, Телеграме и Максе: какие файлы подходят, почему таблицу не нужно готовить заранее и что делать с выгрузкой из CRM.
База почти никогда не лежит в удобном виде. У кого-то это выгрузка из 1С в Word, у кого-то реестр в PDF от бухгалтера, у кого-то экспорт из CRM на двенадцать колонок, где телефон где-то посередине. А у кого-то просто контакты в телефоне, которые никуда не выгружались ни разу.
Обычный совет в таких случаях: приведите файл к нужному виду. Оставьте одну колонку, удалите шапку, сохраните в CSV. Мы пошли другим путём: сервис разбирает файл таким, какой он есть, и сам решает, где в нём номера. База при этом одна на все площадки: загруженные номера одинаково годятся для рассылки в Ватсапе, Телеграме и Максе.
Какие файлы подходят для импорта базы
Загрузить можно почти всё, в чём обычно хранят контакты:
- таблицы Excel: XLSX, XLSM, XLTX, XLSB и старый XLS из Excel 97–2003;
- таблицы и документы OpenDocument: ODS и ODT. Так сохраняют LibreOffice, «МойОфис» и «Р7-Офис», в этом же формате отдаёт выгрузку Google Таблицы;
- CSV и TXT: обычные выгрузки из CRM, 1С и телефонии;
- документ Word: DOCX;
- PDF: из него берутся только номера;
- файл контактов из телефона: vCard, он же VCF. Это то, что отдаёт iPhone или Android, когда вы экспортируете телефонную книгу.
Один файл может весить до 10 МБ и содержать до 50 000 номеров, а если номера загружаются сразу в рассылку, то до 10 000. Этого хватает практически любой базе: файл на пятьдесят тысяч строк весит считанные мегабайты.
Одного сервис не умеет: читать номера с картинки. Скан договора, фотография списка, PDF с изображением страницы вместо текста номеров не дадут: распознавания изображений в импорте нет.
Готовить файл не нужно: как сервис разбирает таблицу
Больше всего времени перед рассылкой съедает ручная подготовка файла. Её можно пропустить: структуру таблицы сервис выясняет сам.
Колонка с номерами ищется по содержимому. Сначала по названию в шапке: «Телефон», «Номер телефона», «Тел.», «Phone», «Mobile», «WhatsApp». Подойдёт любое из них. Если понятных названий нет, берётся та колонка, где действительно распознаются телефоны. Поэтому номера могут стоять в пятом столбце, а не в первом, и это ничего не сломает.
Шапка определяется сама. Если в верхней строке на месте телефона стоит номер, значит названий колонок в файле нет и это уже данные. Первый получатель не потеряется.
Пустые строки и столбцы не обрывают импорт. Отступ сверху, разделительная пустая строка посередине, лишний столбец между данными. Всё это разделители, а не конец файла.
Несколько номеров в одной ячейке разбираются целиком, а не по первому. И формат записи не важен: +7 (999) 111-22-33, 8 999 111 22 33 и 79991112233 читаются как один и тот же номер.
Дубликаты объединяются. Один номер попадёт в базу один раз, даже если в файле он встречается двадцать раз, а данные к нему возьмутся из первой его строки.
Если начинать с нуля проще, чем чинить старую выгрузку, на странице загрузки есть ссылка «Пример файла»: готовая таблица, в которую остаётся вписать свои номера.
Одно требование к номерам: код страны
Это единственное, что действительно важно проверить в файле. Номер должен быть с кодом страны, в любом написании: со скобками, с пробелами, с плюсом или без.
Номер без кода страны либо не загрузится, либо будет понят как номер другой страны. Такое обычно случается со старыми базами, где телефоны хранятся в местном формате, без первых цифр. Массово это лечится в Excel: добавить код страны ко всему столбцу формулой быстрее, чем разбираться потом, почему часть базы не получила сообщений.
Что делать с неудобными файлами
Выгрузка в Word. Номера в документе берутся и из таблицы, и из обычного текста, даже если в файле есть и то и другое. Данные для персонализации при этом даёт таблица: имя, город, сумма заказа читаются из её колонок. Номера, которые набраны абзацами, загрузятся просто номерами, и сервис отдельно покажет, сколько их. Старый формат DOC не читается: откройте файл в Word и сохраните как DOCX.
Реестр в PDF. Из PDF берутся только номера. Колонок в этом формате нет: таблица там нарисована линиями, и понять, к какому столбцу относится значение, невозможно. Если вместе с номерами нужны имена, попросите ту же выгрузку таблицей. Файл под паролем сначала откройте и пересохраните без защиты.
Контакты из телефона. Файл vCard подойдёт как есть. Сервис возьмёт из карточек номера, а имя, фамилию, компанию, должность, почту и остальные заполненные данные предложит разложить по свойствам контактов — так же, как колонки таблицы.
Номера просто списком. Если файла нет вовсе, номера можно вставить текстом: скопировать столбец из таблицы, кусок переписки, страницу сайта. Сервис найдёт в тексте телефоны, что бы вокруг них ни стояло, и приведёт их к единому виду.
База изменится только после вашего подтверждения
Сразу после загрузки файл разбирается, но в базу ничего не пишется. Открывается страница проверки, и на ней видно то, что обычно выясняется уже после импорта:
- сколько номеров сервис нашёл в файле, сколько из них новых и сколько уже есть;
- сколько было повторов и строк, в которых номер распознать не удалось;
- какую колонку сервис принял за колонку с номерами.
Здесь же вы решаете, что делать с остальными колонками файла: не импортировать, завести под колонку новое свойство контакта или записать значения в то, которое уже есть. Из этих данных потом собирается персонализация: имя, город или сумму заказа сервис подставит в текст каждому получателю. Как переменные ставятся в сообщение, показано в статье про форматирование текста рассылки.
Если файл оказался не тем, достаточно вернуться назад: база останется прежней.
Куда загружать базу для рассылки в Ватсапе, Телеграме и Максе
Способа два, и правила разбора файла у них одинаковые. Площадка на это не влияет: файл читается одинаково и для Ватсапа, и для Телеграма, и для Макса.
В сегмент контактов. Путь: «Контакты» → «Импорт контактов». Номера остаются в базе проекта, их можно использовать в любой рассылке, а сама рассылка по сегменту потом подхватывает новые контакты сама, без перезапуска. Сегменты работают на платных тарифах. Про группы и работу с ними — статья про сегментацию контактов.
Прямо в рассылку. В её карточке откройте «Получатели» → «Импорт из файла». Список принадлежит одной рассылке, сегменты для этого не нужны, и работает такой импорт на любом тарифе, включая бесплатный. Ограничение здесь одно: номеров в файле до 10 000, а если база больше, её можно загрузить несколькими файлами: списки складываются, а повторы объединяются.
Одно исключение общее для обоих способов: рассылке с бот-аккаунта номера не загружаются вовсе. Бот пишет только тем, кто сам на него подписался, поэтому база получателей ему не нужна.
Частые вопросы
Нужно ли удалять из файла лишние колонки? Нет. Сервис возьмёт колонку с номерами, а остальные покажет на странице проверки, чтобы вы решили, нужны они или нет.
Почему из файла загрузились не все номера? Посмотрите на странице итогов две строки: повторы номера и строки без распознанного номера. Обычно это дубликаты и строки, где в колонке телефона стоит текст, а не номер.
Что делать со старым файлом DOC или XLS? XLS загружается как есть. А формат DOC 1997 года нужно открыть в Word и сохранить как DOCX.
Почему русские буквы в CSV превратились в непонятные символы? Так бывает с выгрузками из редких программ. Откройте файл в Excel или Google Таблицах и сохраните как XLSX: этот формат от кодировки не зависит.
Можно ли загрузить базу через API? Да, номера и значения свойств контактов принимает и API рассылок.
Вывод
Подготовка базы часто и есть тот этап, на котором рассылки откладываются «до выходных»: файл неудобный, колонки не те, половина номеров без кода страны. Большую часть этой работы можно не делать: загрузите файл как есть и посмотрите, что сервис в нём нашёл.
Проверить на своей базе можно на бесплатном тарифе: 15 сообщений в день, а файл разбирается тот же самый и целиком. Загружать его там нужно прямо в рассылку: сегменты открываются на платных тарифах.
* WhatsApp принадлежит компании Meta, деятельность которой признана в России экстремистской и запрещена.
